Organisation de l’information : Proposer le bon itinéraire
Tout rédacteur de guide touristique sait qu’il doit guider ses lecteurs, leur proposer des itinéraires pour qu’ils profitent au maximum de leur voyage. La même chose s’applique pour le rédacteur technique qui utilise la méthode par sujet. Il doit organiser les différents sujets, faire l’organisation de l’information, de façon à guider les lecteurs. Après tout, comme le dit Marc Achtelig, le contenu peut être excellent, mais il restera introuvable et ne sera pas lu si la structure est mauvaise.
Chacun son chemin
Il existe plusieurs façons d’organiser les sujets (Tom Johnson en répertorie une douzaine pour les aides en ligne ici). Idéalement, une bonne organisation devrait convenir aux multiples utilisateurs, refléter leur façon de penser et répondre à leurs besoins. Par contre, chaque utilisateur est différent et a son propre bagage d’expériences, d’habiletés et de connaissances. Comment alors établir une organisation qui convienne à tous? D’abord, établir un ou plusieurs profils types d’utilisateurs (voir l’article À la rencontre de son public cible). Ensuite, tenir compte aussi du produit ou du service à documenter.
Une structure au niveau
Même avec une documentation qui contient des centaines de sujets, il faut essayer d’aplatir la structure au maximum. Il est préférable de toujours ramener un sujet au plus haut niveau possible et de s’en tenir à trois niveaux. Puisque plusieurs sujets se retrouvent alors au même niveau dans la table des matières ou dans les menus de navigation, il faut offrir de bons points de repères au lecteur pour qu’il trouve rapidement ce qu’il cherche.
On doit, par exemple, mettre les mots-clés au début du titre. De même, une formulation cohérente facilite la recherche. Les titres pour des sujets au contenu semblable doivent, par conséquent, avoir une formulation semblable (ex. Télécharger l’application; Télécharger le pilote). La formulation des titres devrait être différente selon le type de sujet (concept, tâche, référence). Ainsi, le titre indique à la fois de quel sujet il est question et de quel type d’information il s’agit. Dans un guide sur la sécurité nautique, on pourrait, par exemple, retrouver une section avec les titres suivants :
(niveau 1) Règles de sécurité sur l’eau
(niveau 2) Exigences de sécurité de l’équipement nautique
(niveau 3) Exigences relatives aux embarcations
Exigences relatives aux vêtements de flottaison
Exigences relatives aux matériel de pêche
À bas le désordre!
L’utilisateur perçoit différemment l’information selon l’ordre dans lequel elle est présentée. On commence donc toujours avec l’information la plus importante, autant dans la table des matières ou les menus de navigation qu’à l’intérieur d’un sujet. L’information essentielle pour l’utilisateur, comme celle qu’il risque le plus souvent de chercher ou dont il a besoin pour comprendre le reste, est au début. L’information complémentaire vient ensuite, suivie de toute autre information qui pourrait être utile. Ainsi, pour différents types de sujets, les concepts seraient placés au début, suivi des tâches, puis des références.
Des liens qui mènent loin
Dans la méthode par sujet, les liens entre les sujets jouent un rôle important. Comme des ponts qui relient des îles entre elles et permettent aux voyageurs de passer facilement de l’une à l’autre, les liens guident l’utilisateur vers d’autres sujets qui pourraient l’intéresser.
Les liens prennent la forme de références à d’autres sujets ou à des sections précises. Ces références peuvent être mises directement dans le texte ou dans des sections de type Voir aussi. Avec la documentation en ligne, les liens, qui sont cliquables, rendent la tâche de l’utilisateur encore plus facile, puisqu’ils le mènent directement au bon endroit. D’autres outils de navigation (ex. sujet précédent/sujet suivant) servent aussi à passer d’un sujet à un autre et influencent l’ordre dans lequel l’utilisateur consulte les différents sujets.
La clarté avant tout
Avant tout, l’organisation de l’information doit aider l’utilisateur à trouver rapidement ce qu’il cherche. C’est pour cette raison que, même si cette organisation vise une certaine logique, elle doit faire passer la clarté avant la cohérence. Même le meilleur itinéraire ne mène nulle part, si personne n’arrive à le suivre…
