Okapya est une petite entreprise qui développe des solutions logicielles pour aider les utilisateurs de Jira à travailler plus efficacement.
Notre association avec Lios a été bien au-delà de nos espérances. Pascal et Paige ont su parfaitement s’adapter au style de documentation que nous recherchions, c’est-à-dire un style dynamique et accrocheur. Nous avons particulièrement apprécié la complicité qui s’est établie entre nous; Pascal et Paige semblaient être plus des collègues de travail que des contractuels. Nous étions quotidiennement en communication via Slack et le système de révision mis en place a grandement contribué au succès du projet. Nous avions tellement confiance en eux que nous avons étendu le mandat à la révision de billets de blogue ainsi que du matériel de marketing. Je ne peux que chaudement recommander Lios et ses experts!
Yves Riel
Président
Besoin
Avec son app Checklist for Jira, Okapya a développé l’un des outils les plus populaires de Atlassian Marketplace. Alors qu’elle s’apprêtait à publier une nouvelle version complètement renouvelée de Checklist, elle voulait continuer à mieux servir ses utilisateurs en s’assurant que la documentation qui l’accompagnerait passerait elle aussi à un niveau supérieur. Elle souhaitait donc produire une documentation en ligne où l’information serait présentée de façon conviviale et surtout bien dosée, pour fournir aux utilisateurs toute l’information dont ils ont besoin sans les submerger de détails superflus. Elle tenait aussi à proposer différents cas d’utilisation qui montreraient aux utilisateurs toutes les possibilités que Checklist for Jira avait à leur offrir.
Et par-dessous tout, il était primordial pour Okapya que cette documentation soit disponible dès la sortie de la nouvelle version de l’app.
Problèmes
Pour atteindre cet objectif, Okapya se heurtait à certains obstacles importants, le premier étant que ses développeurs en avaient déjà plein les bras avec le développement de la nouvelle version.
Même si ça peut sembler paradoxal, un autre des défis d’Okapya était que ses développeurs connaissent leur produit sur le bout de leurs doigts. Et, c’est probablement ce qui en faisait les personnes les moins bien placées pour expliquer comment l’utiliser. Ils étaient tout simplement à ce point experts de leur produit qu’il devenait très difficile pour eux de se mettre dans la peau des utilisateurs et de savoir ce qu’ils devaient transmettre comme information, et comment.
Les développeurs d’Okapya étaient aussi conscients que pour obtenir la qualité de documentation qu’ils souhaitaient pour leurs utilisateurs, ils devraient faire appel à des experts. C’est pourquoi ils ont décidé de se tourner vers l’équipe de Lios, qui, elle, avait déjà largement fait ses preuves dans le domaine.
Approche
Pour réussir à produire une documentation à la hauteur de l’application Checklist, Lios a commencé par trouver ce qui se faisait de mieux en termes de documentation pour d’autres outils sur Marketplace. Elle a ainsi pu établir un ensemble de meilleures pratiques qui allaient la guider tout au long du processus de production de la documentation.
Avec l’équipe d’Okapya, Lios a ensuite créé les différentes pages de l’aide directement sur Confluence, pour que toutes les personnes impliquées dans le projet y aient accès en tout temps, et un tableau de suivi de l’avancement de chaque page. De cette façon, Okapya pouvait répondre rapidement aux questions de Lios et commenter chaque partie de contenu dès qu’elle était prête. Grâce à cette approche, un véritable dialogue a pu s’établir entre les équipes, ce qui a permis d’avancer rapidement. Cette façon de procéder a aussi fait en sorte que les commentaires des uns ont nourri les réflexions des autres pour arriver au bout du compte avec de la documentation plus pertinente et utile et une interface plus cohérente et intuitive.
Grâce à cette communication permanente entre les deux équipes, Lios a pu donner ses impressions sur l’interface utilisateur à mesure qu’elle testait les différentes procédures. Et comme les membres de l’équipe de rédaction technique se trouvaient dans la position assez unique d’être des utilisateurs débutants, mais avec une connaissance approfondie du produit, ils ont su profiter de cette occasion pour rendre l’interface plus cohérente et intuitive.
Le personnel d’Okapya a aussi travaillé fort de son côté pour établir un processus de révision hors de l’ordinaire. En révisant le contenu et les commentaires d’un point de vue technique et marketing, Okapya s’assurait de transmettre à Lios un message unique.
Atteindre ses objectifs…
En faisant confiance à Lios, Okapya a remporté son pari. Elle a réussi à fournir à ses utilisateurs une documentation d’une qualité supérieure, et qui a été disponible le jour même de la publication de la nouvelle version de l’application Checklist.
Voyez par vous-mêmes ce que ça peut donner, collaborer avec des experts : Checklist for Jira – Server & Data Center Docs
Comme nous, vous utilisez Jira? Nous vous encourageons à faire un essai de Checklist for Jira!
… et s’en fixer des nouveaux
Au bout du compte, Lios a fait bien plus que produire de la documentation pour Okapya. Elle a aussi chapeauté la mise en place d’une structure solide et d’outils efficaces pour pouvoir dorénavant mettre à jour la documentation de Checklist for Jira au fur et à mesure que l’application évolue et s’adapte aux différentes options d’hébergement de Jira (Cloud, Data Center, Server). Et surtout, Okapya peut en tout temps compter sur Lios pour la conseiller ou réviser tout nouveau contenu à ajouter à sa documentation. Après tout, Lios est seulement à un message de distance sur Slack.
