Besoin

Moment Factory est réputée pour ses spectacles et ses expériences qui plongent les visiteurs dans des univers merveilleux, comme le parcours Astra Lumina à Los Angeles, l’expérience Regalia à Reims ou, plus près de nous, le parcours Akadi Lumina à Bouctouche, au Nouveau-Brunswick. Mais pour réussir à faire naître la magie soir après soir, il faut que la technique et la technologie derrière soient parfaitement au point. Pour cela, Moment Factory doit offrir à ses clients la documentation technique nécessaire pour qu’ils réussissent à présenter le spectacle en préservant son intégrité artistique, à faire la maintenance des équipements et des installations et à régler les problèmes qui pourraient survenir. De plus, Moment Factory leur fournit une référence technique qui montre, entre autres, les plans de l’installation et des éléments scénographiques et décrit de façon détaillée comment les équipements audiovisuels sont configurés et contrôlés. Bref, ces documents donnent aux clients tout ce qu’il leur faut pour faire vivre le spectacle pendant des années.

Problème

Documenter les projets de Moment Factory pose un défi intéressant : bien des choses peuvent changer jusqu’à la dernière minute pendant l’installation pour adapter le spectacle à la réalité du terrain. Cela permet d’offrir la meilleure expérience possible aux spectateurs, mais rend la tâche des rédacteurs techniques plus difficile puisqu’il est impossible de créer une bonne partie de la documentation technique d’avance. En plus, dans ce genre de projets qui n’acceptent aucun retard, les dernières semaines avant la première sont exigeantes pour l’équipe de Moment Factory et la priorité n’est pas à la documentation : il faut avant tout que le spectacle soit prêt à la date prévue.

Malgré tout cela, Moment Factory arrivait à fournir de la documentation technique à ses clients, sauf qu’il manquait un petit quelque chose pour que celle-ci soit à la hauteur de son image de marque et son équipe n’avait ni le temps ni l’expertise pour l’amener à un niveau supérieur. Moment Factory a donc décidé de faire grandir son équipe (et ses compétences) en travaillant avec Lios.

Approche

D’abord, bien comprendre les besoins et la réalité de Moment Factory

Lios a commencé par analyser la documentation existante d’autres projets de Moment Factory pour bien comprendre le genre d’information à transmettre. Puis elle est allée assister aux derniers préparatifs de l’installation du spectacle Onhwa’ Lumina à Wendake. Cette expérience a été déterminante pour Lios, qui a pu rencontrer l’équipe de Moment Factory, l’observer en pleine action, comprendre ses façons de faire et voir quels  équipements étaient utilisés et comment. En fait, Lios a eu droit à une véritable plongée dans l’univers de Moment Factory.

Grâce à cette expérience, Lios s’est rendue compte que, même si chaque spectacle de Moment Factory est unique, la technique et les équipements qui le rendent possible sont souvent semblables. Elle a donc développé la documentation pour Onhwa’ Lumina de façon à pouvoir facilement récupérer des sections d’information pour les projets subséquents. Pour chaque type de manuel, Lios a ainsi créé un modèle des différentes sections, dans un outil de gestion de contenu, en séparant le contenu propre à un projet et le contenu commun aux mêmes types de spectacles.

Une quête constante de faire toujours mieux

Les projets suivants ont donné à Lios l’occasion d’améliorer les modèles de manuels, de les traduire en anglais et de mettre en place, avec Moment Factory, un processus efficace de transmission de l’information et de révision du contenu.

De son côté, Moment Factory a eu la bonne idée d’embaucher une chargée de la documentation technique qui fait le pont entre Lios et les responsables des différents aspects de chaque projet chez Moment Factory. En étroite collaboration avec Lios, cette personne s’assure, entre autres, que l’information dont Lios a besoin lui est toujours fournie au bon moment.

Au fil du temps, des rencontres périodiques entre Lios et Moment Factory ont servi à cibler de nouvelles pistes d’amélioration du contenu et du processus de production de la documentation. Ensemble, les deux entreprises ont élaboré une approche Agile pour livrer la documentation en deux phases. Dans un premier temps, dès qu’elle quitte le site, Moment Factory fournit à son client l’information nécessaire pour faire fonctionner le spectacle au quotidien. Ensuite, quelques semaines plus tard, elle lui donne la documentation complète, incluant les instructions de maintenance à long terme et toutes les données de configuration des équipements et du spectacle. De cette façon, malgré les délais serrés, le client est bien outillé dès le départ.

Résultat

Grâce à un processus plus efficace, où chacun sait précisément ce qu’il doit faire et quand le faire, la documentation est produite plus rapidement et exige moins d’efforts de tous. À preuve, le nombre d’heures de travail requises pour chaque manuel a baissé de façon significative! Moment Factory peut donc remettre au client tout ce dont il a besoin avant que son équipe quitte le site. En plus, Lios est fière d’avoir réussi à rehausser la qualité générale de la documentation (langue, mise en page, images, facilité d’utilisation, structure) et à mettre en valeur l’information véritablement importante. La documentation reflète maintenant véritablement la réalité de chaque projet sur le terrain et fait honneur à la créativité de Moment Factory.