Comment externaliser efficacement
Voilà, vous vous êtes décidé à aller chercher de l’aide à l’externe pour produire votre documentation technique. Peut-être même que notre article Externaliser ou embaucher? Quelques pistes pour vous aider à faire le bon choix vous a aidé à prendre votre décision.
Il vous reste maintenant à faire en sorte que tout se passe bien, que votre documentation soit produite le plus efficacement possible et surtout qu’elle réponde bien aux objectifs visés. Comment? Voici 5 conseils pour vous aider.
1. Choisir le bon sous-traitant
C’est la base. Vous devez choisir LA bonne entreprise pour vos besoins. Recherchez avant tout un sous-traitant qui a fait ses preuves. Si vous connaissez quelqu’un qui a déjà fait affaires avec lui, tant mieux. Vous pourrez en savoir plus sur ses méthodes de travail, la qualité de son travail et, surtout, s’il est fiable et respecte les échéanciers. Sinon, n’hésitez pas à demander au sous-traitant des références de certains de ses clients et à communiquer avec eux.
Ensuite, comme nous le disions dans Quoi chercher chez un rédacteur ou une rédactrice technique, un bon rédacteur technique doit avoir de bonnes habiletés de rédaction et de communication. Demandez à votre sous-traitant de vous montrer quelques-unes de ses réalisations, si possible dans votre domaine. Vous saurez ainsi si son travail est à la hauteur de vos attentes.
Vous avez trouvé un sous-traitant qui connaît bien votre domaine? C’est assurément un atout. Par contre, même si vos produits sont hautement révolutionnaires, ça ne veut pas dire que vous devez vous occuper vous-même de votre documentation technique. N’oubliez pas qu’avec un peu de soutien de votre équipe, un bon rédacteur technique est capable d’apprendre rapidement pour arriver à expliquer clairement n’importe quel produit.
2. Bien définir vos objectifs
Avant de faire appel à un sous-traitant, assurez-vous de définir clairement vos objectifs en termes de documentation technique. À quoi doit servir votre documentation? À mieux soutenir vos clients dans l’utilisation de vos produits? À améliorer la performance de votre personnel? À outiller votre équipe de vente? En établissant des objectifs précis, vous éviterez de vous retrouver avec de la documentation qui ne correspond pas à vos attentes et aux besoins de leurs utilisateurs. Votre sous-traitant peut même travailler avec vous pour établir les objectifs et la portée de votre projet.
Avant de commencer, vous devriez avoir défini :
- Le problème que vous tentez de régler
- Les autres besoins à combler
- Le public visé
- Le budget
- Les échéanciers
- Le processus et les outils de travail
3. Choisir les bonnes personnes-ressources à l’interne (et surtout leur donner du temps!)
Même si vous externalisez la production de votre documentation technique, ça ne veut pas dire que vos ressources n’auront rien à faire : le meilleur des sous-traitants n’arrivera à rien si personne n’est disponible pour lui fournir l’information dont il a besoin ou pour répondre à ses questions. Vous devrez donc assigner des ressources de votre entreprise à ces tâches. Mais pas n’importe quelles ressources. Pour que le projet soit mené le plus efficacement possible, vous devrez choisir des personnes qui :
- Ont les compétences et connaissances requises pour répondre aux questions
- Ont envie de s’impliquer
- Sont capables de communiquer
- Comprennent l’importance des livrables et d’une documentation de qualité
N’oubliez pas non plus d’allouer du temps à vos ressources internes pour soutenir votre sous-traitant. C’est inévitable, si vos ressources n’ont jamais le temps de répondre aux questions et de faire les révisions requises, le projet prendra du retard. Pour empêcher cela, allouez régulièrement à vos ressources plusieurs courts blocs d’une heure, par exemple, pour travailler sur le projet, plutôt que des journées entières à la toute fin. N’hésitez pas non plus à consulter votre sous-traitant à ce sujet. C’est lui qui sait le mieux ce qu’il attend de vos ressources.
4. Suivre l’avancement du projet
Même si vous avez confiance en votre sous-traitant, ça ne veut pas dire que vous ne devez faire aucun suivi. Assurez-vous de garder un oeil sur l’avancement du projet de documentation en nommant un responsable du projet à l’interne, gestionnaire ou autre.
Encore là, vous devez choisir la bonne personne, soit une personne disponible et qui connaît autant le produit à documenter que les objectifs de la documentation, les ressources impliquées et les échéanciers. Elle sera ainsi en mesure de bien coordonner le travail des ressources à l’interne avec celui du sous-traitant. Un conseil : choisissez idéalement le gestionnaire de projet ou de produit pour faire le suivi de la documentation.
5. Soutenir le sous-contractant tout au long du projet
Quand vous externalisez la production de votre documentation technique, la qualité de votre documentation et le respect des échéanciers dépendent du soutien que vous donnez à votre sous-traitant.
D’abord, tout au long du projet, faites en sorte qu’il ait accès à toute l’information dont il a besoin quand il en a besoin en lui fournissant les bons intrants en temps opportun.
Ensuite, assurez-vous que votre sous-traitant peut interagir directement avec vos ressources et que celles-ci répondent rapidement à ses questions et demandes. Faites aussi comprendre à vos ressources qu’elles doivent informer votre sous-traitant le plus rapidement possible de tout changement au projet qui pourrait avoir un impact sur la documentation. Plus un changement est intégré tôt, moins il demande de travail.
De plus, si votre entreprise a un guide de style et un glossaire de termes à utiliser, donnez-les à votre sous-traitant dès le départ! Il évitera de perdre du temps à développer des outils que vous avez déjà.
Conclusion
En faisant le choix d’externaliser votre documentation technique, vous choisissez de travailler avec des professionnels de la communication technique. Ayez confiance en leur expertise et considérez-les comme des membres de votre équipe. Après tout, vous avez le même objectif : fournir à vos clients, vos partenaires et votre personnel de la documentation de qualité.
