Externaliser ou embaucher? Quelques pistes pour vous aider à faire le bon choix
Ce n’est pas parce qu’on est une petite ou une moyenne entreprise qu’on n’a pas parfois de grands besoins en documentation technique. Mais assez pour embaucher un rédacteur à temps plein? Ou bien est-ce que ce ne serait pas plus avantageux pour vous d’externaliser votre documentation? Après tout, vous faites bien appel à des ressources externes pour concevoir votre site web, faire votre comptabilité, régler vos problèmes légaux…
En fait, les deux options ont des avantages.
En embauchant, vous vous assurez d’avoir quelqu’un qui finit par bien connaître vos produits et qui est toujours disponible pour répondre à vos besoins les plus urgents puisqu’il ne travaille que pour vous. En plus, si vos besoins sont grands, c’est probablement la solution la plus économique.
D’autre part, faire affaires avec une entreprise externe vous donne accès aux compétences et aux ressources de toute une équipe. Externaliser vous donne aussi une plus grande liberté : si vous n’êtes pas satisfait de la qualité des produits livrés, vous n’avez qu’à changer de fournisseur. Pas besoin alors, comme avec un employé, de passer par un processus de mise à pied et de recrutement. Enfin, vous êtes moins dépendant de votre employé et risquez moins de vous retrouver sans ressource s’il quitte votre entreprise.
Alors, embaucher ou externaliser? Voici quelques situations où le choix est facile à faire et d’autres où ce n’est pas si simple.
Vous devriez probablement embaucher si…
Il y a plusieurs situations dans lesquelles embaucher est le choix logique :
- Vos besoins sont assez grands – et assez constants – pour occuper quelqu’un à temps plein : Si vous réussissez à trouver un bon rédacteur technique (pour savoir ce que vous devriez chercher chez un rédacteur technique, c’est ici), ce sera probablement plus économique pour vous d’embaucher, malgré les coûts associés au fait d’avoir un nouvel employé.
- Vos projets et vos priorités changent constamment : Ça vaut alors la peine d’avoir quelqu’un qui peut très rapidement passer d’un projet à un autre à votre demande et qui se consacre à temps plein à votre entreprise.
- Vous ne pouvez pas donner accès à vos produits à un rédacteur à l’externe, il doit être sur place en permanence : Que ce soit pour des raisons pratiques ou de sécurité, il peut arriver que l’accès à vos produits doive rester “à l’interne”. Il est alors préférable d’embaucher quelqu’un qui pourra par lui-même tester les différentes fonctionnalités de votre produit.
Vous devriez sans doute externaliser si…
- Vous avez toujours un peu de documentation à produire, mais pas assez pour occuper quelqu’un à temps plein : Avec un fournisseur externe, vous aurez accès à tous les services dont vous avez besoin quand vous en avez besoin, mais sans avoir à verser un salaire à quelqu’un même pendant les périodes creuses. En plus, si dans quelques années vos besoins justifient réellement l’embauche d’un rédacteur technique, vous pourrez compter sur votre fournisseur externe pour faciliter la transition et donner un coup de main s’il arrive que votre rédacteur soit débordé.
- Vous ne pouvez ou ne voulez pas engager quelqu’un : Quand vous embauchez un nouvel employé, vous devez lui trouver un espace pour travailler, lui fournir des outils, le gérer… Et puis, s’il n’est pas tout à fait à la hauteur de vos attentes, vous devez le remplacer en espérant tomber cette fois sur la bonne personne. Avec une firme externe, vous n’avez pas d’espace ou d’outils de travail à fournir. En plus, si vous ne tombez pas du premier coup sur une firme avec qui le courant passe, c’est plutôt simple de faire affaires avec une autre pour le projet suivant. Et une fois que vous avez trouvé le sous-traitant avec qui vous aimez travailler et qui produit de la documentation à la hauteur de vos attentes, vous pourrez enfin passer moins de temps à gérer vos projets de documentation et vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.
Quelquefois, ce n’est pas aussi simple!
Et puis, il y a ces situations où le choix n’est pas si facile à faire :
- Vous avez des besoins importants, mais seulement pour une période donnée : Vous avez enfin décidé de mettre sur pied une base de connaissances pour votre équipe de soutien technique? Vous devez produire rapidement toute la documentation de votre nouveau produit? La décision d’externaliser ou d’embaucher dépend alors de la durée et du nombre de ressources impliquées pour mener à bien votre projet. Si vous prévoyez étaler la production de votre documentation sur au moins un an, ça peut valoir la peine d’embaucher quelqu’un. Par contre, est-ce que vous avez vraiment envie de lancer tout un processus d’embauche pour seulement quelques mois?
Par ailleurs, si ce n’est pas d’une, mais de plusieurs personnes dont vous avez besoin, vous devriez externaliser, même si votre projet dure plus d’un an. Vous ferez alors affaires avec une équipe déjà bien rodée, plutôt que de devoir bâtir – et gérer – une nouvelle équipe.
- Vos besoins exigent des compétences variées difficiles à trouver chez une seule personne : Si vos besoins le justifient, embauchez quelqu’un pour effectuer la principale partie du travail et externalisez le reste. Par exemple, si vous devez produire de la documentation dans plusieurs langues, engagez un rédacteur qui rédige dans sa langue maternelle et faites ensuite appel à des traducteurs pour produire les autres versions. Ou encore, vous pourriez confier à une firme externe l’architecture de votre base de connaissances, mais avoir quelqu’un à l’interne pour rédiger le contenu.
Quels que soient vos projets de documentation, vous aurez sans doute besoin d’externaliser une partie du travail. Après tout, qui peut se vanter d’être à la fois graphiste, programmeur, intégrateur, traducteur, architecte d’information et rédacteur?
- Vos produits ou votre technologie sont très complexes : Si vous travaillez dans un domaine complexe, un rédacteur technique qui travaille à côté de vos experts, qui peuvent alors facilement répondre à toutes ses questions, peut être un atout. Ça ne veut pas dire que vous êtes nécessairement obligé d’engager quelqu’un. Rien n’empêche que vous trouviez une ressource à l’externe capable de comprendre votre technologie et de travailler efficacement avec vos experts techniques, même à distance. Dans un cas comme dans l’autre, il s’agit avant tout de trouver LA ressource (interne ou externe) capable de comprendre votre technologie.
Alors, avant de partir à la recherche d’un rédacteur technique ou d’un sous-traitant, prenez le temps de bien évaluer vos besoins et vos attentes. Vous vous éviterez bien du travail inutile.
